Regie op verzuim: zelf doen of vreemde ogen laten “dwingen”

Bron: HR navigator / 21 juli 2022

Het eigenregiemodel, wie is er niet groot mee geworden? Bijna twee decennia lang werd dit model door duizenden organisaties ingezet als een innovatieve manier om het verzuim te managen. Of was het stiekem toch een manier om de arbodienst zo lang mogelijk buiten de deur te houden, het arbobudget flink te decimeren of om allerhande trainingen voor leidinggevenden aan de man te brengen? Het doet er eigenlijk ook niet zoveel toe, want om gelijk maar met de deur in huis te vallen, het eigenregiemodel is een sterfhuisconstructie.

Heel gechargeerd zou je zelfs kunnen zeggen dit model morsdood is, omdat het in bijna alle gevallen het ultieme recept is voor het mislukken van je verzuimbeleid. Op basis van een analyse onder 15.000 organisaties van arbodienst vergelijkingssite HR Navigator blijkt namelijk dat deze aanpak het verzuim namelijk niet verlaagt, maar juist het tegenovergestelde doet. Het zorgt daarbij niet alleen voor een structureel hoog verzuim, maar bijna altijd ook dat het verzuim langer duurt.

Is in Nederland het verzuim gemiddeld nu zo’n 4,9 procent, bij organisaties die dit model hanteren is het verzuimpercentage 7 of 8 procent, of zelfs nog hoger. Veel hoger dan bij organisaties die zich wel serieus samenwerken met hun arbopartner. Hoe dat komt, is eigenlijk helemaal niet zo raar en daarover straks meer. Maar eerst even een korte uitleg wat het eigenregiemodel ook alweer inhoudt.

Alles is gedrag, dus verzuim ook

Binnen het eigenregiemodel draait alles om de leidinggevende, die is de spil bij alles wat te maken heeft met verzuim. Als werkgever bepaal je zelf de lijnen rondom verzuim, ofwel wie wordt waar ingezet bij het begeleiden van verzuim. De werkgever bouwt zelf een verzuimdossier op, en de leidinggevende moet vooral allerlei gesprekken voeren met de medewerker over zijn inzetbaarheid. De arbodienst wordt zo min mogelijk betrokken, want die medicaliseert het verzuim toch alleen maar, is de gedachte. En de gedachte is ook dat 70 procent van het verzuim helemaal niet medisch is, dus waarom zou je dan een medicus inzetten? Daar wordt een medewerker alleen maar zieker van.

De idee achter dit model is dat praktisch al het verzuim gedragsgebonden is en dat je, door hier zowel leidinggevende als medewerker mee te confronteren, dit – foute – verzuimgedrag zou kunnen beïnvloeden. Even heel plat: je voert een goed gesprek met je medewerker, houdt deze een spiegel voor en daarmee verdwijnt ongewenst gedrag. In theorie een mooi model waarmee je korte metten zou kunnen maken met spijbelende werknemers, of een cultuur waarbij de medewerkers vinden dat ze het recht hebben op af en toe ziek zijn.

Het eigenregiemodel heeft ook nog eens de belofte, dat je daarmee flink zou besparen op de kosten van een arbodienst. Iets wat kortzichtige CFO’s, die alleen naar de kosten van de arbodienst kijken en niet naar de echte schadelast van verzuim zoals loondoorbetaling, WGA- en ZW-premies, vervangingskosten of inkomstenderving, natuurlijk wel zagen zitten. En zo was het succes geboren. Duizenden organisaties werden getraind in het gedachtegoed van consultancy clubs die grossierden in slogans als: “Ziekte zijn overkomt je, verzuim is een keuze”. Een slogan die het samen met de financiële belofte van kostenbesparing goed doet in de boardroom, maar waarvan we inmiddels weten dat de gevolgen desastreus kunnen zijn voor je organisatie.

Op basis van onze analyse onder 15.000 organisaties die wij de afgelopen jaren adviseerden bij het selecteren van de best passende arbodienst, blijkt namelijk dat het eigenregiemodel het verzuim niet verlaagt, maar juist structureel verhoogt. En dat verzuim is niet alleen hoger, maar vaak ook langer duurt, wat de schadelast natuurlijk nog groter maakt. Maar hoe komt het nu dat dit op papier zo mooie model niet meer werkt? Daar zijn drie belangrijke redenen voor.

Reden 1 – De leidinggevende heeft wel iets beters te doen

Zoals gezegd is de leidinggevende binnen dit model de spil als het gaat om verzuimbegeleiding. Dat kan om meerdere redenen niet goed gaan.

Die leidinggevende heeft namelijk behalve verzuim ook heel veel andere prioriteiten. Het managen van zijn team, het halen van zijn targets en het nastreven van zijn of haar persoonlijke ambities, om maar een paar dingen te noemen. In veel sectoren waar dit model is ingevoerd, zoals de zorg, het onderwijs en de overheid, is bovendien fors gesneden in leidinggevende functies, waardoor het aantal taken alleen maar is toegenomen. Is die leidinggevende met al die taken en verantwoordelijkheden dan nog wel in staat om de regie te voeren?

Hoe ondersteun je hem of haar daarbij? Is er intern wel de expertise om elk individueel verzuimdossier goed te kunnen beoordelen? Ken je de spelregels van het UWV? Ben je in staat om bedrijfsartsen aan te sturen, of om samen te werken met een casemanager van de arbodienst, of om het budget voor de geadviseerde interventie goed te keuren?

Feitelijk komt het erop neer dat een leidinggevende meestal geen tijd, geen zin en in elk geval onvoldoende kennis heeft om het verzuim in goede banen te leiden, zelfs niet als hij een training heeft gehad van een paar duizend euro.

Reden 2: De leidinggevende is zelf de (mede)veroorzaker van het verzuim

Maar er is meer, want volgens Herwin Schrijver, een van de grondleggers van het vak casemanagement in Nederland, is in 50 procent van de gevallen diezelfde leidinggevende ook nog eens de medeveroorzaker van de uitval. Ofwel, als de leidinggevende de reden is dat de medewerker zich ziek meldt, dan is objectiviteit bij verzuimbegeleiding haast uitgesloten.

Reden 3 – De leidinggevende is met handen gebonden door de aangescherpte privacyregels

De laatste reden – misschien nog belangrijker dan de eerste twee – is de aangescherpte Privacywetgeving . Als werkgever mag je domweg niet de sociale, emotionele en medische situatie van een medewerker uitvragen. En zelfs al zegt de medewerker hier wel wat over, dan mag je er niets van vinden en het al helemaal niet vastleggen.

De leidinggevende, de werknemer, collega’s en zelfs de huisarts gaan allemaal niet over inzetbaarheid of over arbeidsongeschiktheid van die medewerker. Zodra het gaat over de vraag of de medewerker arbeidsongeschikt en wat de medewerker allemaal nog wel kan, heb je toch echt de adviseur van een arbodienst nodig.

Dit is ook uitvoerig beschreven door het ministerie van SZW, het UWV, de NVAB en de Autoriteit Persoonsgegevens. Sinds de invoering van onder meer de AVG, zien we dat de arbodiensten steeds eerder worden betrokken als er iets is. Immers, als je het niet meer màg vragen, dan moet je het làten vragen. De triagist die daarbij wordt ingezet is vaak een specialist die namens de bedrijfsarts werkt. Iemand die kritische vragen mag stellen binnen het medisch domein en die het kaf van het koren kan scheiden, om daarna vooral de juiste workflow uit te zetten die medewerker snel en goed helpt. De oordeelsvorming, verantwoordelijkheid en tuchtrechtelijke aansprakelijkheid ligt overigens nog altijd bij de bedrijfsarts zelf.

Eigenregiemodel morsdood

Het eigenregiemodel is daarmee feitelijk morsdood. Want zelfs al zou je alles op orde hebben, zelfs al zou jij die ene organisatie zijn waar wel alle leidinggevenden in staat zijn de regie goed te voeren, er ook nog tijd voor hebben én ook nog in staat zijn elk verzuimdossier goed te kunnen beoordelen, dan mag het simpelweg niet. De consequentie is dat veel organisaties zich massaal afwenden van dit model en actief de markt op gaan om te zoeken naar een model dat wél werkt, Ze gaan zich heroriënteren op de markt om de juiste partner daarbij te vinden.

Arbodienst dichter bij de werkgever

Lang verhaal kort: de arbodienst wordt weer steeds vaker, veel eerder en gerichter ingezet. Dat doen ze vaak met de tandem van een taakgedelegeerde casemanager en een bedrijfsarts, en dat is een gouden greep. Het eerste contact is meestal al in de eerste week van het verzuim met een all-in gouden pakket waar alles bij is inbegrepen. Losse facturen voor van alles en nog zijn verleden tijd.

Deze aanpak betekent dat de arbodienst weer dichter op de werkgever zit; hij heeft eerder, vaker en meer contact met de werkgever. Daardoor krijgt deze ook meer inzicht in de organisatie: wat is de cultuur, wat zijn de mogelijkheden voor passend werk, is die werkgever bereid te investeren in interventies? Kortom, de arbodienst sluit veel beter aan bij de vraag van elke individuele werkgever.

En precies dat is de grote kans voor werkgevers. Want als arboprofessional ga je weer regelmatig met je arbodienst om tafel om verder te kijken dan puur de dossiers alleen. Geen obligaat verzuimrapport, maar een professionele analyse. Wat betekenen de cijfers? Wat zijn de trends in mijn organisatie? Neem je arbodienst serieus en je zult zien, ook jij als arboprofessional smult van dit soort gesprekken.

Rol interne arboprofessional wordt interessanter

In die zin is de dood van eigenregiemodel feitelijk een zegen. Want als arboprofessional ben je verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden en het welzijn in de organisatie. De RI&E gaat echt over meer dan alleen de machineveiligheid, de jaarlijkse ontruimingsoefening of wie mee wil doen aan de BHV-cursus.

Doordat je intensiever samenwerkt met je arbodienst en een daadwerkelijke duiding van de data claimt, wordt ook de rol van de interne arboprofessional veel interessanter. Want de analyse geeft je inzichten die je voorheen nooit had. Daardoor kun je ineens ook aan slag met onderwerpen als PSA en ongewenste omgangsvormen, of de veiligheid en de cultuur. Je kunt ineens ook iets vinden over HR-brede onderwerpen. Duurzame inzetbaarheid bijvoorbeeld, hoe gaan we toekomstgericht met onze werknemers om, hoe zit het met leiderschap, etc.

En dit alles doe je samen met de arbodienst, want zij maken niet alleen een analyse van jouw organisatie. Zij hebben hebben toegang tot de hele markt, ze spreken honderden werkgevers die worstelen met dezelfde vraagstukken als jij en kunnen dus ook markttrends duiden.

Dan gaat het niet over Liesbeth met haar burn-out, maar wel over het gemiddelde stressniveau binnen de organisatie. Neemt deze toe of juist af? En hoe verhoudt zich dat tot de markt?En natuurlijk helpt de arbodienst Liesbeth nog steeds met die klachten, maar je kijkt nu vooral hoe je kunt voorkomen dat andere medewerkers diezelfde klachten ook krijgen.

En ook niet onbelangrijk, door intensief samen te werken en vanaf dag één gericht aan de slag te gaan met verzuim, zal dit bijna altijd dalen. Die daling, zo schreef ik al eerder in mijn artikel over arbodienstverlening als business case, zorgt ervoor dat de meerkosten van zo’n uitgebreid contract binnen no-time zijn terugverdiend. Gemiddeld verdient een organisatie met deze aanpak zelfs het tienvoudige terug van wat zij aan de voorkant extra uitgeven. Geen slechte deal toch?