Hoe controleer je of je pensioenregeling nog voldoet aan de wet?

18 aug Hoe controleer je of je pensioenregeling nog voldoet aan de wet?

Een pensioenregeling wordt vaak één keer afgesloten en daarna jarenlang nauwelijks bekeken. Toch veranderen wetgeving, cao-afspraken, personeelsbestanden en arbeidsvoorwaarden regelmatig, waardoor een regeling ongemerkt kan verouderen. Hoe controleer je als werkgever of jouw pensioenregeling nog voldoet aan de wet en past bij de afspraken die je met medewerkers hebt gemaakt?

Waarom is het belangrijk om je pensioenregeling regelmatig te controleren?

Pensioen is een belangrijke arbeidsvoorwaarde. Tegelijkertijd is het een onderwerp waar veel werkgevers niet dagelijks mee bezig zijn. De salarisadministratie loopt, premies worden afgedragen en medewerkers bouwen pensioen op. Dan lijkt alles in orde.

Toch kan er in de praktijk van alles veranderen. Je onderneming groeit, er komen nieuwe functies bij, medewerkers gaan meer of minder werken of de activiteiten van het bedrijf verschuiven. Ook wet- en regelgeving verandert. Een pensioenregeling die enkele jaren geleden correct en passend was, hoeft dat vandaag niet automatisch nog steeds te zijn.

Een belangrijk voorbeeld is de Wet toekomst pensioenen (Wtp). Deze wet is op 1 juli 2023 in werking getreden en zorgt voor een grote verandering van het Nederlandse pensioenstelsel. Bestaande pensioenregelingen moeten tijdens de overgangsperiode worden aangepast aan de nieuwe regels. De transitie naar het nieuwe stelsel moet uiterlijk per 1 januari 2028 zijn afgerond.

Juist daarom is het verstandig om niet af te wachten tot een pensioenuitvoerder, werknemer of toezichthouder een probleem signaleert. Door zelf periodiek te controleren, krijg je inzicht in mogelijke risico’s en weet je welke acties nodig zijn.

Controleer eerst welke pensioenverplichtingen voor jouw organisatie gelden

De eerste stap is vaststellen welke verplichtingen jouw organisatie precies heeft. In Nederland geldt namelijk niet voor iedere werkgever automatisch dezelfde pensioenplicht. Toch kan deelname aan een pensioenregeling wel verplicht zijn.

Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer jouw onderneming onder de werkingssfeer van een verplicht gesteld bedrijfstakpensioenfonds valt. Ook een cao kan afspraken bevatten over pensioen. Daarom is het belangrijk om niet alleen naar je huidige pensioencontract te kijken, maar ook naar de feitelijke activiteiten van je onderneming.

Die activiteiten kunnen in de loop der jaren veranderen. Misschien is je bedrijf ooit begonnen met één specifieke dienstverlening, maar zijn daar later andere werkzaamheden bij gekomen. Mogelijk is het personeelsbestand gegroeid of zijn functies ontstaan die eerder niet binnen de organisatie voorkwamen. Zulke veranderingen kunnen invloed hebben op de vraag of een bepaalde cao of pensioenregeling van toepassing is.

Controleer daarom onder meer:

• of jouw onderneming onder een verplicht gesteld bedrijfstakpensioenfonds valt;
• of een cao pensioenafspraken voorschrijft;
• of alle werknemers die moeten deelnemen daadwerkelijk zijn aangemeld;
• of uitzonderingen en uitsluitingen juridisch correct worden toegepast;
• of veranderingen in bedrijfsactiviteiten gevolgen hebben voor de pensioenplicht.

Een verkeerde beoordeling kan grote financiële gevolgen hebben. Wanneer achteraf blijkt dat werknemers ten onrechte niet zijn aangemeld bij een verplicht pensioenfonds, kunnen alsnog premieverplichtingen ontstaan. Daarom is een periodieke controle van de werkingssfeer geen overbodige luxe.

Leg je pensioenregeling naast de actuele wetgeving

Als duidelijk is welke verplichtingen gelden, is de volgende stap een inhoudelijke controle van de pensioenregeling. Daarbij kijk je niet alleen naar de premie, maar naar het volledige pakket aan afspraken.

Denk bijvoorbeeld aan de pensioengrondslag, het pensioengevend salaris, de franchise, de premie-inleg en de verdeling van de premie tussen werkgever en werknemer. Controleer ook welke afspraken gelden voor partnerpensioen en wezenpensioen en wat er gebeurt bij arbeidsongeschiktheid, overlijden of uitdiensttreding.

Een belangrijk aandachtspunt is de aansluiting tussen verschillende documenten. De pensioenovereenkomst, arbeidsovereenkomst, personeelshandboek, salarisadministratie en uitvoeringsovereenkomst moeten in de praktijk hetzelfde verhaal vertellen. Wanneer in de arbeidsovereenkomst iets anders staat dan bij de pensioenuitvoerder wordt uitgevoerd, kan discussie ontstaan.

De Wet toekomst pensioenen maakt deze controle extra belangrijk. In het nieuwe pensioenstelsel staat de premie centraal. Voor werkgevers met een regeling bij een verzekeraar of premiepensioeninstelling kunnen bestaande afspraken daarom opnieuw moeten worden beoordeeld. Denk aan de overgang naar een leeftijdsonafhankelijke premie voor nieuwe pensioenopbouw en aan de vraag hoe wordt omgegaan met bestaande werknemers.

Bij de controle zijn onder andere de volgende vragen relevant:

• Is de huidige pensioenregeling al aangepast aan de Wtp?
• Zo niet, welke stappen moeten nog worden gezet?
• Is er een transitieplan of ander overgangstraject nodig?
• Welke gevolgen heeft de wijziging voor verschillende leeftijdsgroepen?
• Ontstaat er nadeel voor bepaalde medewerkers?
• Is compensatie nodig?
• Zijn medewerkers tijdig en begrijpelijk geïnformeerd?

Vooral dat laatste punt wordt soms onderschat. Een pensioenwijziging is niet alleen een administratieve aanpassing. Pensioen is een arbeidsvoorwaarde. Afhankelijk van de situatie kunnen instemming, overleg en duidelijke communicatie noodzakelijk zijn.

Controleer of de uitvoering in de praktijk klopt

Een pensioenregeling kan juridisch goed zijn vastgelegd en toch verkeerd worden uitgevoerd. Daarom moet een controle verder gaan dan alleen het lezen van het pensioencontract.

Vergelijk de deelnemersadministratie van de pensioenuitvoerder bijvoorbeeld met de actuele personeels- en salarisadministratie. Zijn alle medewerkers aangemeld? Zijn werknemers die uit dienst zijn gegaan correct afgemeld? Kloppen de salarissen, parttimepercentages en ingangsdata?

Ook wijzigingen verdienen aandacht. Denk aan een medewerker die meer uren gaat werken, promotie maakt of een structurele salarisverhoging ontvangt. Als deze informatie niet goed wordt verwerkt, kan de pensioenopbouw afwijken van wat is afgesproken.

Let daarnaast op bijzondere groepen. Denk aan oproepkrachten, tijdelijke medewerkers, werknemers met wisselende uren en medewerkers die langdurig ziek zijn. Juist bij uitzonderingssituaties ontstaan sneller fouten.

Een goede pensioencheck bestaat daarom uit drie lagen: wat is wettelijk verplicht, wat is contractueel afgesproken en wat gebeurt er daadwerkelijk in de administratie? Pas wanneer deze drie onderdelen op elkaar aansluiten, heb je echt inzicht in de kwaliteit van je pensioenregeling.

Veelgestelde vragen

Hoe vaak moet je een pensioenregeling controleren?

Er bestaat niet één vaste controlefrequentie die voor iedere werkgever hetzelfde is. In de praktijk is het verstandig om de regeling periodiek te beoordelen en in ieder geval bij belangrijke wijzigingen. Denk aan nieuwe wetgeving, een veranderende cao, groei van de onderneming, een overname, nieuwe bedrijfsactiviteiten of een grote verandering in het personeelsbestand.

Is iedere werkgever verplicht om een pensioenregeling aan te bieden?

Nee, er geldt in Nederland geen algemene wettelijke pensioenplicht voor iedere werkgever. Een pensioenregeling kan wel verplicht zijn door een cao of doordat de onderneming onder een verplicht gesteld bedrijfstakpensioenfonds valt. Daarom is het belangrijk om de situatie van jouw organisatie afzonderlijk te beoordelen.

Wanneer moet mijn pensioenregeling voldoen aan de Wet toekomst pensioenen?

De Wet toekomst pensioenen is op 1 juli 2023 in werking getreden. Voor bestaande pensioenregelingen geldt een overgangsperiode. De overgang naar het nieuwe pensioenstelsel moet uiterlijk per 1 januari 2028 zijn afgerond. Het is verstandig om ruim vóór die datum te controleren welke aanpassingen voor jouw organisatie nodig zijn.

Wat gebeurt er als werknemers niet correct zijn aangemeld?

Dat kan leiden tot financiële en juridische risico’s. Afhankelijk van de situatie kunnen achterstallige premies verschuldigd zijn en kunnen werknemers aanspraak maken op pensioenrechten. Vooral wanneer sprake is van verplichte deelname aan een bedrijfstakpensioenfonds kunnen de gevolgen aanzienlijk zijn.

Moeten werknemers instemmen met een wijziging van de pensioenregeling?

Dat hangt af van de situatie. Pensioen is een arbeidsvoorwaarde en kan meestal niet zomaar eenzijdig worden gewijzigd. De inhoud van de pensioenovereenkomst, arbeidsovereenkomst en eventuele cao-afspraken speelt daarbij een belangrijke rol. Ook kunnen een ondernemingsraad of andere werknemersvertegenwoordiging betrokken zijn.

Hoe weet ik of mijn bedrijf onder een verplicht pensioenfonds valt?

Dat wordt bepaald aan de hand van de werkingssfeer van het betreffende bedrijfstakpensioenfonds. Daarbij wordt gekeken naar de feitelijke activiteiten van de onderneming en soms ook naar de werkzaamheden van medewerkers. Omdat bedrijfsactiviteiten kunnen veranderen, is het verstandig dit periodiek opnieuw te laten beoordelen.

Conclusie

Controleren of je pensioenregeling nog voldoet aan de wet vraagt om meer dan alleen een snelle blik op het pensioencontract. Je moet weten welke verplichtingen voor jouw organisatie gelden, of de regeling aansluit op actuele wetgeving en of de uitvoering in de praktijk klopt.

Door de invoering van de Wet toekomst pensioenen is zo’n controle extra actueel. Bestaande regelingen moeten worden beoordeeld en waar nodig aangepast aan het nieuwe pensioenstelsel. Wie daar te lang mee wacht, loopt het risico op tijdsdruk, administratieve fouten en onduidelijkheid bij medewerkers.

Een periodieke pensioencheck geeft inzicht. Niet alleen in mogelijke juridische risico’s, maar ook in de vraag of de regeling nog past bij je organisatie en werknemers. Reditus Advies helpt werkgevers met advies, beheer en administratie rondom pensioenregelingen. Zo weet je waar je staat, welke stappen nodig zijn en voorkom je verrassingen achteraf.