Nieuwe pensioenwet 2028: wat moeten werkgevers nu al regelen?

15 sep Nieuwe pensioenwet 2028: wat moeten werkgevers nu al regelen?

De overgang naar het nieuwe pensioenstelsel is in volle gang. Uiterlijk op 1 januari 2028 moeten pensioenregelingen voldoen aan de regels van de Wet toekomst pensioenen. Voor werkgevers betekent dit dat er nu al belangrijke keuzes gemaakt moeten worden over de pensioenregeling, kosten, compensatie en communicatie richting medewerkers.

Wat verandert er door de nieuwe pensioenwet?

De Wet toekomst pensioenen is op 1 juli 2023 in werking getreden en verandert de manier waarop werknemers via hun werkgever pensioen opbouwen. De overgangsperiode loopt tot uiterlijk 1 januari 2028. Dat lijkt misschien nog ver weg, maar het aanpassen van een pensioenregeling vraagt vaak om voorbereiding, overleg en zorgvuldige besluitvorming.

Een belangrijke verandering is dat pensioenopbouw in het nieuwe stelsel plaatsvindt binnen een premieregeling. De premie staat daarbij centraal. In plaats van een vooraf bepaalde pensioenuitkomst wordt duidelijker hoeveel premie voor een werknemer wordt ingelegd en hoe het pensioenvermogen zich ontwikkelt.

Daarnaast speelt de zogenoemde vlakke premie een belangrijke rol. Bij nieuwe pensioenregelingen is het uitgangspunt dat het premiepercentage niet stijgt naarmate een werknemer ouder wordt. Jongere en oudere werknemers krijgen binnen dezelfde regeling in beginsel hetzelfde premiepercentage. Dat kan gevolgen hebben voor werknemers die onder de huidige regeling een leeftijdsafhankelijke, progressieve premie hebben.

Voor werkgevers is het daarom belangrijk om niet alleen naar de nieuwe pensioenregeling zelf te kijken. Ook de gevolgen voor verschillende groepen medewerkers moeten in kaart worden gebracht. Een aanpassing die voor een jonge werknemer gunstig uitpakt, kan voor een werknemer van middelbare leeftijd een ander effect hebben. In sommige situaties kan compensatie nodig of wenselijk zijn.

Ook het nabestaandenpensioen verandert. De regels worden meer gestandaardiseerd en de dekking vóór pensionering wordt anders ingericht. Dit maakt het noodzakelijk om bestaande afspraken zorgvuldig te controleren. Werkgevers doen er goed aan om niet automatisch aan te nemen dat de huidige dekking straks op dezelfde manier blijft bestaan.

Wat moeten werkgevers nu al regelen?

De belangrijkste stap is het volledig in kaart brengen van de huidige pensioenregeling. Veel werkgevers weten op hoofdlijnen wat zij aanbieden, maar hebben niet altijd direct inzicht in alle details. Denk aan de premiehoogte, eigen bijdrage van werknemers, partnerpensioen, wezenpensioen, arbeidsongeschiktheidsdekking en eventuele aanvullende verzekeringen.

Vervolgens moet worden vastgesteld wie verantwoordelijk is voor de overgang. Is de onderneming verplicht aangesloten bij een bedrijfstakpensioenfonds? Is er sprake van een ondernemingspensioenfonds? Of loopt de pensioenregeling via een verzekeraar of premiepensioeninstelling? De route naar 2028 verschilt per situatie.

Werkgevers met een regeling bij een verzekeraar of premiepensioeninstelling moeten binnen de transitieperiode zorgen dat hun pensioencontract aansluit op de nieuwe wettelijke kaders. Daarbij moeten keuzes worden gemaakt over onder meer de premie, de inrichting van de regeling en de positie van bestaande en nieuwe werknemers.

Een ander belangrijk aandachtspunt is het transitieplan. Afhankelijk van de situatie worden daarin de gemaakte keuzes, de gevolgen van de overgang en eventuele compensatiemaatregelen vastgelegd. Het is belangrijk om dit niet als een administratieve formaliteit te behandelen. Het plan vormt juist een belangrijk onderdeel van een zorgvuldige overstap.

Ook medezeggenschap kan een rol spelen. Wanneer een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging aanwezig is, kunnen instemmings- of adviesrechten van toepassing zijn. Daarnaast kan pensioen onderdeel zijn van individuele arbeidsovereenkomsten of collectieve arbeidsvoorwaarden. Een werkgever kan de regeling daarom niet altijd zonder meer eenzijdig aanpassen.

De voorbereiding begint dus met een aantal concrete vragen:

• Welke pensioenregeling hebben we nu precies?
• Welke onderdelen voldoen straks niet meer?
• Welke groepen werknemers worden geraakt?
• Is compensatie nodig?
• Welke rol heeft de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging?
• Wanneer moet de pensioenuitvoerder worden betrokken?
• Hoe en wanneer informeren we medewerkers?

Door deze vragen tijdig te beantwoorden, ontstaat ruimte om verschillende scenario’s te vergelijken in plaats van vlak voor de deadline een oplossing te moeten kiezen.

Let op compensatie, kosten en verschillen tussen werknemers

Een van de meest complexe onderwerpen binnen de pensioentransitie is compensatie. Door de overstap naar een vlakke premie kunnen bepaalde werknemers nadeel ondervinden. Vooral werknemers die onder een progressieve premiestaffel vallen, kunnen te maken krijgen met een andere verwachte pensioenopbouw.

Dat betekent niet automatisch dat iedere werknemer financieel gecompenseerd moet worden. Wel is het belangrijk om de gevolgen zorgvuldig te laten berekenen. Zonder inzicht in de effecten per leeftijdsgroep is het moeilijk om te beoordelen of de overgang evenwichtig is.

Compensatie kan op verschillende manieren worden ingericht. Denk bijvoorbeeld aan extra pensioenpremie of compensatie via het salaris. Welke oplossing passend is, hangt af van de bestaande regeling, de werknemerspopulatie, de financiële mogelijkheden van de werkgever en de gemaakte arbeidsvoorwaardelijke afspraken.

Daarbij moeten werkgevers verder kijken dan alleen de pensioenpremie. Een nieuwe regeling kan invloed hebben op de totale werkgeverslasten. Wanneer bijvoorbeeld extra budget nodig is voor compensatie, kan dit jarenlang effect hebben op de loonkosten. Ook toekomstige personeelswisselingen kunnen van invloed zijn op de kosten.

Het is daarom verstandig om meerdere scenario’s naast elkaar te zetten. Wat gebeurt er bij een bepaalde premiehoogte? Welke werknemers gaan erop vooruit of achteruit? Wat betekent compensatie voor het totale budget? En hoe ontwikkelt de regeling zich wanneer nieuwe medewerkers in dienst komen?

Een goede pensioenregeling moet niet alleen juridisch voldoen aan de nieuwe regels. De regeling moet ook financieel beheersbaar, uitlegbaar en passend bij de organisatie zijn.

Waarom communicatie met medewerkers nu al belangrijk is

Pensioen is voor veel werknemers ingewikkeld. Veranderingen in de pensioenregeling kunnen daardoor snel leiden tot onzekerheid. Medewerkers willen weten wat de nieuwe regels voor hun persoonlijke situatie betekenen en of zij erop vooruit- of achteruitgaan.

Daarom is goede pensioencommunicatie essentieel. Alleen een algemene e-mail met de mededeling dat “de pensioenregeling verandert” is meestal niet voldoende. Werknemers hebben behoefte aan duidelijke uitleg over wat hetzelfde blijft, wat verandert en wanneer zij meer persoonlijke informatie ontvangen.

Begin daarom tijdig met communicatie. Dat betekent niet dat alle details direct bekend moeten zijn. Een werkgever kan ook uitleggen dat de organisatie bezig is met de voorbereiding, welke stappen worden gezet en wanneer medewerkers meer informatie kunnen verwachten.

Goede communicatie helpt om verwachtingen te managen en voorkomt onnodige onrust. Bovendien kan de overgang naar een nieuwe pensioenregeling worden gebruikt om medewerkers bewuster te maken van hun totale arbeidsvoorwaarden. Pensioen is vaak een kostbaar onderdeel van het arbeidsvoorwaardenpakket, maar veel werknemers weten niet precies hoeveel hun werkgever hieraan bijdraagt.

Door pensioen begrijpelijk te maken, wordt niet alleen de overgang naar het nieuwe stelsel eenvoudiger. Het kan ook bijdragen aan meer waardering voor het totale arbeidsvoorwaardenpakket.

Veelgestelde vragen over de nieuwe pensioenwet en 2028

Wanneer moet mijn pensioenregeling uiterlijk zijn aangepast?

Uiterlijk op 1 januari 2028 moeten pensioenregelingen voldoen aan de nieuwe wettelijke regels. De daadwerkelijke overstap kan eerder plaatsvinden. Het precieze moment hangt onder andere af van de pensioenuitvoerder en de afspraken die zijn gemaakt.

Moet iedere werkgever zelf een nieuwe pensioenregeling ontwerpen?

Nee. Dit hangt af van de manier waarop de pensioenregeling is georganiseerd. Werkgevers die verplicht zijn aangesloten bij een bedrijfstakpensioenfonds hebben een andere rol dan werkgevers met een regeling bij een verzekeraar of premiepensioeninstelling. Het is daarom belangrijk om eerst vast te stellen welke situatie voor uw organisatie geldt.

Wat is een vlakke pensioenpremie?

Bij een vlakke premie is het premiepercentage in beginsel niet afhankelijk van de leeftijd van de werknemer. Binnen de nieuwe systematiek krijgen werknemers binnen dezelfde regeling hetzelfde premiepercentage, terwijl de uiteindelijke pensioenuitkomst mede afhankelijk is van de ingelegde premie en behaalde rendementen.

Moeten werknemers worden gecompenseerd?

Niet automatisch. Wel kan de overgang voor bepaalde groepen werknemers nadelig uitpakken. Daarom is het verstandig om de gevolgen per werknemersgroep te laten berekenen en te beoordelen of compensatie nodig of passend is.

Heeft de ondernemingsraad een rol bij de nieuwe pensioenregeling?

Dat kan zeker het geval zijn. Bij wijzigingen van een pensioenregeling kunnen medezeggenschapsrechten spelen. De precieze rol hangt af van de organisatie, de bestaande afspraken en de manier waarop de pensioenregeling is ingericht.

Conclusie

De uiterste datum van 1 januari 2028 kan de indruk wekken dat werkgevers nog voldoende tijd hebben. In de praktijk vraagt de overgang naar het nieuwe pensioenstelsel echter om meerdere stappen: de bestaande regeling analyseren, nieuwe keuzes maken, financiële gevolgen doorrekenen, mogelijke compensatie beoordelen, medezeggenschap organiseren en medewerkers informeren.

Juist daarom is het verstandig om nu al te beginnen. Wie tijdig inzicht krijgt in de huidige pensioenregeling en de mogelijke gevolgen van de Wet toekomst pensioenen, heeft meer ruimte om weloverwogen keuzes te maken.

Reditus Advies helpt werkgevers bij vraagstukken rondom pensioen, advies, beheer en administratie. Door de huidige regeling tijdig te beoordelen en de gevolgen van de overgang inzichtelijk te maken, ontstaat een pensioenoplossing die niet alleen voldoet aan de nieuwe regels, maar ook past bij de organisatie en haar medewerkers.